怎樣寫出正式英文Email？

學生反映自己的語感不好，寫email常陷入兩難，擔心自己的email寫得不夠正式，老闆或客戶會覺得不夠專業；有時又怕太正式，感覺和同事距離很遠，不該見外的事顯得見外。

其實正式和非正式比語感來得單純，在慢慢培養語感之前，先抓到幾個關鍵，搭配這裡幫同學整理的對照表，一點都不需要擔心太正式或不夠正式的問題：

1. 用字「難」還是「簡單」？

來看這兩句話：

• I have to apologize that......（我必須道歉的是......）
   
• Sorry that......（遺憾的是......）

不難判斷，第一句比較正式。判斷正式和非正式的第一個準則，就是你選了簡單的字還是難的字。apologize難，比較正式，sorry簡單，相對就不那麼正式。

比較以下這些字，不難判斷哪種用法正式：

▲ 相片來源：世界公民文化中心

2. 動詞用了「片語」還是「單字」

別人問你同不同意一件事，你要想一想，可能會這樣回答：

• Give me time to consider.
   
• I'll think about it.

比較起來第一句就更正式。片語think about相較於單字consider更口語。正式語言多用單字，非正式用片語。

來看更多的例子：

▲ 相片來源：世界公民文化中心

3. 是不是用很多簡寫？

要人儘快回覆，正式語言會不怕麻煩用as soon as possible，但非正式會直接用ASAP，熟人之間的溝通會用很多像BTW（by the way），FYI（for your information）、Plz （Please）、THX（thanks）之類的表達。

4. 正式句子長，非正式句子短：

正式：Could you please let me know if you are available for a meeting on 12th April？（可以的話請讓我知道4/12的會議你是否方便出席？）

非正式：Can you get back to me asap？（你能盡快回覆我嗎？）

▲ 相片來源：世界公民文化中心

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